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10 règles des présentations orales

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Experimentarium de Dijon, session scolaires, 2017 : experimentarium.fr

Passez une année à la fac et vous aurez l’occasion d’assister à un véritable carrousel de transitions, d’animations, de vidéos et d’autres effets de style ne répondant pas toujours à l’expression « en bonne mesure ».

Ces 10 règles que je vous propose ne sont pas la réponse à tout (une grande partie de la qualité d’une prestation orale dépendant avant tout de l’état d’esprit et de la démarche de l’orateur), mais elles peuvent servir de fil directeur pour non seulement vous éviter de passer trop de temps sur vos fichiers, mais aussi rester efficace !


1. Choisir le logiciel approprié

Vous avez peut-être entendu parler d’alternatives au fameux PowerPoint, traduction directe du système aujourd’hui obsolète des diapositives et, si ce n’est pas le cas, je vous encourage vivement à regarder ce qui se fait.

Ce choix définira la dynamique de base de votre présentation :

  • Linéaire ?
  • Spatiale ?
  • Cartographique ?
  • Exploratrice ?

Beaucoup de choses sont possibles aujourd’hui et ces logiciels repoussent toujours plus loin les limites visuelles et pédagogiques des supports de présentation.

En bouquet non exhaustif, vous avez Prezi (présentation spatiale), Sozi (son alternative libre), PowerPoint (classique linéaire), Impress (son alternative libre), Google Slide (pour éditer en ligne et en collaboratif), Marp (pour ceux qui préfèrent le MarkDown), la classe Beamer pour LaTeX et même Blender, un logiciel de 3D, qui peut être hacké pour créer une présentation façon Prezi !

Retrouvez ces alternatives et un petit paquet d’autres sur AlternativeTo.net 😉

2. Utiliser un modèle et des styles

Le cas échéant (si le logiciel vous le permet), utilisez les styles de formatage (titre principal, sous-titre, corps de texte) ainsi qu’un modèle afin d’obtenir un rendu aussi systématique que possible et de placer tous les éléments redondants toujours au même endroit.

Lorsque vous présentez et qu’il y a de légers décalages d’une diapo sur l’autre, cela attire inutilement l’œil de l’auditeur et gâche la présentation.

Sur Impress, ils appellent ça slide master (onglet view > Slide master) : un mode d’affichage qui vous permet de placer des éléments tels que la date, le numéro de la diapo actuelle, etc. afin de revenir ensuite en mode édition où ces champs sont inaccessibles — ils sont là, interagiront mais ne bougeront plus.

3. Exporter en PDF

Si vous devez présenter sur un autre ordinateur que le vôtre (80 à 90% des cas), placez sur votre clef USB votre présentation dans votre format préféré ainsi que son export en PDF — il y a toujours un risque d’incompatibilité et, à ce moment-là, le PDF est salvateur :

  • Tout ordinateur possède un lecteur PDF,
  • Les éléments (typographie, images, etc.) sont fixés à l’intérieur,
  • Pas (ou extrêmement peu) de risques d’incompatibilité.

4. Une diapo par minute

N’en faites pas trop ! On a toujours envie d’en raconter un maximum, surtout si le sujet nous passionne, mais il y a fort à parier que tout ce que vous souhaitez dire ne tiendra pas dans les 15, 20, 30 ou 60 minutes que vous avez à votre disposition.

Gardez donc ce chiffre à l’esprit : une diapo par minute c’est bien assez !

5. 10 mots par diapo

Je vous vois venir : « Quoi ? 10 mots, c’est tout ?! »

Les supports de présentation sont avant tout faits pour illustrer votre propos : ils ne doivent pas prendre le pas sur votre discours et, surtout, ils ne doivent pas le répéter.

Pour faire simple, un texte trop long aura pour effet :

  • De provoquer la lecture de l’auditeur plutôt que l’écoute,
  • De surcharger et perdre le regard de l’auditeur,
  • De risquer de vous faire lire plutôt que de parler à votre auditoire,
  • Pire : de risquer de vous faire retourner vers la projection pour pouvoir lire !
  • De détourner l’attention des autres éléments que vous avez placés (images, détails, etc.)

Si vous envisagez de commenter une citation d’auteur, vous pouvez toujours la placer en fond, mettre un léger effet de flou et placer d’autre images permettant de zoomer uniquement sur les mots importants que vous souhaitez commenter.

6. Assumer les coquilles

Pas de panique ! Les coquilles, ça arrive à tout le monde, débutants comme confirmés, amateurs comme professionnels. Même les grosses… et même les énormes !

Dans ce cas, la meilleure chose à faire est de l’énoncer clairement à votre auditoire : « Ah ! Pardon pour la coquille, elle est passée inaperçue à la relecture ! » ou bien « Désolé pour cette image, elle ne passe pas au projecteur comme je l’avais prévue ! » ou encore « Tiens, j’ai oublié de traduire ce titre que j’ai repris de ma précédente présentation en anglais ! » suffisent largement pour vous expliquer et désamorcer toute situation de gêne ou de jugement.

Généralement, les coquilles arrivent dans des situations assez typiques :

  • Finir la présentation en dernière minute,
  • Réutiliser une présentation précédente,
  • Utiliser un modèle ou un logiciel que vous ne connaissez pas bien, etc.

Ces situations n’ont rien de dramatique : on les voit au quotidien dans le monde universitaire (colloques, congrès, cours) et chacun fait du mieux qu’il peut avec son agenda et sa charge de travail malgré cette énorme pression d’une idée reçue qui voudrait qu’il faille absolument faire du 100% nouveau à chaque présentation.

Pourtant, ce serait dommage de ne pas s’en resservir si ça marche ! Avec un peu d’habileté et de mesure, on peut s’inspirer ou réutiliser avec parcimonie, en évitant de servir du réchauffé.

7. Ne jamais lire

Même si vous avez des notes papier de votre discours, ne lisez jamais : cela endort et ennuie votre auditoire à tous les coups… et plus encore si vous êtes assis, les coudes sur le bureau et le nez dans votre texte !

Envisagez plutôt la présentation comme un entretient, une interview ou une discussion : vous êtes là pour parler aux gens !

Quelques points pour créer des notes qui vous y aideront :

  • Utilisez une police très large (vous devez pouvoir la lire en étant debout, vos notes sur la table),
  • Utilisez le format cartes d’index (A6, A7) plutôt que des pages A4 (quitte à imprimer en 4 ou 8 pages par feuille)
  • Rédigez en style télégraphique : notez les mots clefs et les notions plutôt que des phrases,
  • Ne phrasez que les citations (si vous jugez avoir besoin de ressortir la phrase telle quelle).

8. Éviter de se retourner vers l’écran

Pas facile ! On a toujours tendance à le faire et ce n’est pas fondamentalement grave si ce n’est que ponctuel, mais on a tous assisté au moins une fois à une présentation pour laquelle l’orateur fut la majorité de temps de dos… et ce n’est pas très engageant !

Considérez que vous ne devez vous retourner que pour vérifier la visibilité / lisibilité de votre diapo (certains dessins passent mal au projecteur) ou montrer un détail sur l’écran.

9. Se tenir droit et assumer

Chacun répond au stress à sa manière : certains trépignent, d’autres se tordent les doigts, d’autres encore torturent un stylo… Bref ! Il y a de nombreux cas de figure et nous faisons tous de notre mieux pour éviter que cela nous gâche la vie.

Cependant, ces tics ressortiront vraisemblablement en situation de présentation orale car vous vous retrouverez face à un public et aurez le sentiment d’être jugé. Il n’y a pas vraiment de recettes pour régler ça : à chacun de s’entraîner, de mettre en place les outils qui luis permettront de sécuriser la performance et de bâtir sa confiance en soi.

  • Si vous avez besoin de notes, faites-en (mais n’écrivez pas trop !),
  • Si vous avez besoin qu’un ami lève une main amicale indiquant « il te reste 5 minutes! », demandez-le lui,
  • Si vous avez besoin de mettre une main dans la poche pour l’empêcher de trembler, faites-le (mais une à la fois, sinon ça fait nonchalant),
  • Si vous devez parler avec les mains pour vous sentir bien, ne vous en privez pas !

Évitez de tenir un objet dans les mains si vous êtres du genre à gesticuler des doigts sous le stress : il risque de tomber voire pire, de se retrouver projeté dans le public!

Mais dans tous les cas, vous tenir droit et assumer vos choix vous aidera : après tout, vous l’avez bossée cette présentation, non ?

10. Gérer les trous de mémoire

« Et donc, … euh … là on peut dire … »

Qui n’a pas déjà vécu le fameux trou de mémoire, cet ennemi juré et mortel de l’orateur?! Pourtant, malgré son inéluctabilité partielle, il n’est pas invincible.

La prise de notes ne vous servira la plupart du temps à rien à ce moment-là : généralement, il s’agit d’une phase de déconnexion de notre cerveau qui se retrouve comme projeté dans le vide, hors de l’espace-temps constitué par le cadre de votre présentation orale. Résultat : vous fouillez vos notes et vous ne parvenez plus à retrouver le bon passage. Lorsque vous parvenez à raccrocher, c’est généralement la feuille sur laquelle vous aviez posé votre main dès le début !

Fuite mentale sous l’impact du stress, surcharge d’informations ou d’intentions, je ne saurais trop dire (il faudra que je cherche d’ailleurs, c’est intéressant !).

Les seules préparations et parades valables que je connaisse consistent :

  • À répéter encore et encore votre discours en amont (vous en imprégner),
  • À créer un discours qui ait du sens pour vous (qui vous touche),
  • À se tranquilliser, se poser, observer la diapo 5 secondes et revenir.

Dans ce cas-là vous pouvez faire une entorse à la règle Éviter de se retourner, car votre support de présentation constitue aussi une trame que vous avez conçue et qui peut raviver votre souvenir pour vous remettre sur les rails.


J’espère que cela pourra vous aider dans la production de vos présentations !

J’ai essayé d’être synthétique tout en donnant des détails utiles, n’hésitez pas à m’indiquer si ça l’a été pour vous en commentaire 🙂

N’hésitez pas à partager vos expériences via commentaires et à relayer l’article à ceux qui pourraient en profiter !

À bientôt pour un nouveau sujet !

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Voyage d’un Humaniste en Code inconnu #0 — Prolégomènes

Le premier pas, c’est la curiosité et l’envie d’apprendre.


En introduction à Linux

Voilà quelques temps qu’il me tarde de traiter le sujet :

Linux, il faut être programmeur !

Linux est difficile à apprendre et pas ergonomique !

Il faut être bon en maths pour coder et moi les maths, ce n’est pas mon truc !

Faux, faux et archi-faux !

Mais ce qui m’intéresse ici ce ne sont pas tant les démentis que de raconter le vécu — mon vécu : celui d’un voyage vers les contrées sauvages de la programmation et le monde fantasmagorique de Linux et de ses distributions, surtout depuis que je me suis rendu compte que ce cheminement n’est pas si fréquent que ça dans mon domaine : les sciences humaines.

Distri-quois ?! Termi-truc ?

Les fonctions, les arguments et les lignes de commande ne sont peut-être pas si compliqués que ça, au final…


Littéraires et ingénieurs linuxiens

Qu’il s’agisse d’un effet de mode, de contexte ou de tradition, il faut le dire : la majorité des gens ne semble pas très à l’aise quand on leur parle de programmation et de lignes de commande.

On nous a tellement habitués a avoir une interface graphique (un « bureau » avec des « fenêtres », des « dossiers » et une « corbeille » sur lesquels on clique) que nous en avons complètement oublié que cela n’est pas le propre de l’ordinateur, mais bien une simple sur-couche, une interprétation visuelle de données littérales. Et en sciences humaines, cette habitude est particulièrement prégnante alors même que nous sommes formés à traiter mentalement des données complexes !

Mes formations artistique, archéologique et historienne ne se sont absolument pas révélées êtres des fardeaux !

Le code, le terminal et les lignes de commandes sont sensés, dans les croyances les plus répandues, être difficiles, fortement liés aux maths, très compliqués et très techniques et ainsi donc n’appartenir qu’à un clan d’élite d’une informatique obscure. Il n’était pas rare, durant mes débuts en la matière, alors que je m’attelais à en apprendre les ficelles, que j’entende de grandes répliques du genre :

« C’est pour ça qu’il y a des écoles pour devenir développeurs ! ».

Une sanction rude pour tout apprenant autodidacte, et la communauté open-source en compte beaucoup !


Linux, technique ?

Et pourtant, en prenant un peu courage et en jouant de sympathie (et aussi d’anglophonie, il faut l’avouer), mes formations artistique, archéologique et historienne ne se sont absolument pas révélées êtres des fardeaux — bien au contraire d’ailleurs. Je suis en train de finir une thèse. À quoi ais-je été formé ces quelques 8 dernières années, si ce n’est à apprendre ? À questionner, chercher, collecter, connecter et comprendre ?!

Cela pourrait peut-être bien m’être utile en dehors du petit monde de l’archéomusicologie, finalement.

Me voilà donc parti en quête de compréhension : au final, c’est quoi ce Linux ?! À quoi pourrait me servir la programmation ?! Pourquoi cela m’intrigue et m’attire tant ?


N’hésitez pas à commenter pour me donner votre perception des choses.

Partagez à qui cela peut plaire !

Un échéancier en papier

Face aux fonctionnalités et aux logiciels, on oublie parfois la simplicité et l’efficacité du papier. Pourtant, tous les artistes et designers numériques que je connais vous diront la meme chose : commencez sur du papier, ça rend les idées claires !

Et les idées claires, c’est exactement ce qu’on recherche en gestion de projet, et donc dans la maintenance d’un échéancier.

Mon échéancier, c’est du papier!

Logiciels de bureau et applications smartphone : tout y est passé ! Lorsque j’ai commencé à m’intéresser à la gestion de projet, j’étais dans ma phase « découverte Android » (oui, je n’ai eu un smartphone qu’assez récemment finalement…). Du coup, j’engouffrais les articles « How To », « Tests » et autres reviews francophones comme anglophones et je développai une véritable boulimie du téléchargement, à la recherche du bon logiciel...

Après maintes perigrinations et déceptions numériques, j’en reviens au système D.

GanttProject, Gnome Planner, tableurs, Tasks Managers divers et variés et même Task Hammer (et alii), une aplication stylisée jeux de rôles pour gérer les projets (on y gagne des PX et des objets magiques !).

Les fonctionnalités, c’est surfait…

Sans plus m’attarder sur le fait que je suis entre temps devenu un libriste convaincu et un passionné de programmation, je dirai simplement qu’il n’existe aucun logiciel qui fasse exactement ce qu’on voudrait, ni plus, ni moins.

Il manque toujours une fonctionnalité, ou bien il y en a toujours quelques unes en trop (voire les deux à la fois).

Après maintes perigrinations et déceptions numériques, j’en suis revenu au système D : sur papier !

Et maintenant que j’ai eu le temps de le tester pendant quelques mois, je me sens assez confiant sur son efficacité.

À partir de 3 cartes empilées, je me méfie : il risque d’y avoir trop à faire…

Finalement l’idée reste simple, malléable et totalement adaptable : de petites cartes découpées à la main, quelques aimants et des feutres de différentes couleurs (voir ma photo d’article) me permettent de planifier et modifier mes semaines en un tournemain :

  • Les couleurs ont un sens et me permettent de savoir dans quel type de tâche ou dans quel contexte (voir GTD) je me trouve,
  • Une colonne de cartes représente une semaine, et je peux les empiler,
  • À partir de 3 cartes empilées, je me méfie : il risque d’y avoir trop à faire…
  • Si un micro-projet dure plus d’une semaine, je l’étire en dessinant une flèche traversante sur les cartes alignées,
  • Un ruban rouge représente la semaine à l’instant T,
  • Une fois le projet fini, je raye!

Et c’est synchro ?

Je préfère encore prendre quelques minutes pour noter sur un carnet.

A-t-on toujours et absolument besoin de tout synchroniser tout le temps ?

Je veux dire, les données oui, ça me paraît évident (sauvegardes, etc.). Mais le calendrier ou l’échéancier…

Je me suis posé la question et finalement, je préfère encore prendre quelques minutes pour noter sur un carnet de poche les tâches de la semaine : ça permet d’en prendre conscience et d’agir en conséquence.

Donc au final, je n’ai pas vraiment besoin de synchronisation inter-appareils.

Une solution perso

Rien n’empêche de préserver une version papier.

Ces idées trouvent cependant leurs limites : dès lors que vous travaillez en équipe, le besoin de se tenir au courant et de synchroniser les tâches et les efforts justifie un logiciel de partage de tâches.

Cependant, rien n’empêche de préserver une version papier avec, en synthèse, quelques cartes abrégées mentionnant les tâches et projets collaboration.

Ça pourrait même être l’occasion de sortir un feutre ou une feuille d’une nouvelle couleur !

Une lecture qui fait écrire

Lire et écrire en même temps ?

Il ne s’agit pas là de gagner du temps mais plutôt de rechercher une lecture pleine et active dont le fruit, tangible, peut pratiquement s’inscrire de suite dans le travail de rédaction d’une oeuvre littéraire (mémoire, roman, thèse).

Je reponds là à une question posée en commentaire sur un article précédent : Lire et relire un ouvrage.

Patience

C’est ce moment où, d’un coup, toutes les notes que je prends viennent naturellement se ranger dans ma tête et dans mon plan de thèse.

Trouver et fluidifier un processus de lecture-écriture ne s’est pas mis en place tout de suite. À vrai dire, ça vient tout juste de m’arriver, au milieu de ma 4è (et espérons-le dernière) année de thèse. C’est ce moment où, d’un coup, toutes les notes que je prends viennent naturellement se ranger dans ma tête et dans mon plan de thèse. Le stylo se lève et je sais déjà où tout ça va aller.

J’ai posé la question autour de moi (directeurs de recherche et doctorants) : comment cela se fait-il que ça ne m’arrive que maintenant ?!

Il en ressort … que c’est tout à fait normal : c’est le temps qu’il a nécessairement fallu attendre pour que les idées, le projet et le discours mûrissent et que tout se lie en un ensemble solide et cohérent.

Lorsqu’on travaille avec cet ensemble à l’esprit, toute lecture et toute idée viennent naturellement se ranger à leur place.

Génial, mais pas magique

Si la lecture critique a parfois pour effet de déclencher de grandes inspirations qui nous font décrocher de la lecture pour nous lancer dans plusieurs pages d’écriture inédite, ce n’est pas pour autant qu’il n’y a jamais de difficultés : il y a fort à parier que certains passages aient plusieurs postes possibles.

« Cette critique de la source, je la mets dans l’État de l’Art ou dans la section sur l’Épistémologie ? »

Ceci dit, au moins sort-on de la lecture-écriture avec un indice de qualité quant à la destination finale de la note écrite. Par la suite, un peu de réflexion et de maturation permettront de décider.

« J’y inclue des réflexions issues du corps de la recherche… ça sera mieux à la fin, dans l’épistémologie ! »

Critique en couleurs

Rien de plus efficace que les fameux stylos 4 couleurs de notre enfance !

Concrètement, ce qui m’aide vraiment à effectuer cette lecture critique par laquelle je parviens à un processus de lecture-écriture, c’est tout simplement de différencier physiquement mes pensées des informations collectées.

Pour ça, rien de plus efficace que les fameux stylos 4 couleurs de notre enfance !

  • Le noir pour les informations,
  • Le bleu pour mes idées, commentaires, interprétations,
  • Le rouge pour les actions (« Vérifier chez tel auteur »),

Et je finis avec un petit coup de vert en relisant mes notes pour indiquer dans qu’elle section les placer.

C’est simple, ça ne coûte presque rien et c’est vraiment efficace !

J’espère que cet article vous aura plu !

N’hésitez pas à le partager et à la prochaine fois pour d’autres idées franches ! 😉

Lire et relire un ouvrage

J’ai longtemps pensé qu’une lecture efficace était une lecture qui prenait moins de temps. Je tentais alors de tirer tout de mes ouvrages en une seule fois ou,  au pire, en deux. Au final, j’ai complètement changé de démarche. 


Relire n’est pas du temps perdu

Je me suis rendu compte que lire avec l’intention de parcourir un ouvrage en plusieurs passages change radicalement mon comportement vis à vis de ce dernier: je suis dans l’ensemble un peu plus détendu,  et j’apprécie mieux ma lecture.

  • D’une part parce que je sais que si je loupe quelque chose la première fois je le trouverai probablement lors de la lecture suivante.
  • D’autre part parce que j’ai pris conscience que relire n’est pas du temps perdu,
  • Et enfin parce que je peux ainsi orienter ma lecture sur un objectif.

Chaque lecture m’aide à prendre conscience du développement de l’auteur et, selon le cas, conforte voire développe ma vision des choses, ou bien remet en question l’idée que je m’en étais faite.

Lectures ciblées

Chacune de ces multiples lectures peut être guidée par un objectif précis: avoir une idée du discours général, rechercher des arguments thématiques, cibler les renvois bibliographiques et le discours qui leur est associé, etc.

Le classique « du général au particulier » fonctionne ici très bien, permettant d’abord de se faire une idée du discours global puis de rentrer dans les détails qui nous intéressent sans passer à côté de la manière dont ils s’intègrent au discours dans son entier.

Le ciblage des renvois bibliographiques permet quant à lui d’éviter de « scanner » trop superficiellement la bibliographie en fin de publication à la recherche de titres qui nous inspirent. Certes ça prend un peu plus de temps, mais on ressent mieux la raison pour laquelle on a relevé ces références. 

Prise de recul sur la lecture

J’ai fait cette expérience pas plus tard que cet été: j’avais lu l’an passé une thèse entière d’un domaine bien différent du mien (sciences cognitives) qui intéressait un axe de ma recherche  (archéologie). J’hésitais entre reconquérir mes notes d’alors, qui étaient si loin à présent qu’elles me semblaient imperméables à l’approche de mon cerveau, ou bien reprendre la lecture à zéro. 

Au final, j’ai choisi la seconde solution: j’ai tout repris au début et relu l’ensemble avec un oeil plus clair. Les passages dont des bribes revenaient à ma mémoire semblaient mieux définis, comme si les idées que je m’en faisais sortaient tout d’un coup du brouillard de la découverte fascinante mais trop intensément impliquée pour prendre un peu d’altitude et atteindre un état plus critique et plus analytique. Je posai alors mes informations et mes idées sur quelques feuilles de papier et je parvins enfin à en tirer quelque chose d’enrichissant…

Mon esprit était tout simplement prêt à recevoir ces informations et à en tirer de nouvelles idées!

GTD, Gantt et Kanban simplifiés

Quelle que soit la méthode de gestion de projet, elle a souvent l’air très compliquée. Ou au contraire : elle a l’air trop simple et on se retrouve complètement perdu lorsqu’on découvre logiciel sensé permettre de l’utiliser…

Kanban ? Diagrammes de Gantt ? Méthode GTD (Getting Things Done) ? Si vous vous demandez ce que c’est ou si vous vous êtes déjà trouvé dans cette situation où vous prenez plus de temps à gérer (ou à essayer de dompter un logiciel de gestion) qu’à agir pour faire avancer votre travail, alors cet article pourrait vous intéresser (ainsi que celui sur l’over-planning).

Lire : Over-planning : n’en faites pas trop!

Lire : Todos : quelques solutions et reflexions (Gant et Kanbzn abordés sous un âtre angle)

Méthode GTD : les contextes de travail

La méthode GTD propose un système d’organisation très (trop) riche décrit en plus de 280 pages dans l’ouvrage éponyme rédigé par David Allen en 2001. Elle a fait de nombreux émules et vous pourrez trouver beaucoup d’articles pour l’aborder.

Voir un exemple de synthèse de GTD.

Certains bloggers soulignent cependant (et probablement à juste titre) que s’il faut 280 pages pour décrire une méthode de travail, c’est peut être qu’elle n’est pas si efficace que ça…

Lire le post d’Alpha Efficiency ou de Geekpreneur

A mon avis, c’est comme toujours : il faut prendre ce qui vous convient et fonctionne pour vous.

Ce que je trouve de plus intéressant dans cette méthode, c’est le principe des contextes et celui des projets.

  • Chaque nouvelle tâche est placée dans un contexte donné (bibliographie, écriture, expériences, maison, projets personnels,  etc.),
  • Lorsqu’une tâche en entraîne une autre, elles sont assemblées en projet. Seule la première tâche doit être visible pour éviter la surcharge d’informations à traiter au moment de la consultation du tableau.
  • Lorsque vous vous mettez à travailler, vous ouvrez le tableau approprié et choisissez la tâche que vous jugez la plus appropriée selon votre degré de fatigue, le temps dont vous disposez et l’urgence. 

Diagrammes de Gantt : les dépendances des tâches

Le diagramme de Gantt permet de gérer les dépendances des tâches et des ressources :

  • Avez-vous besoin de la participation de telle personne pour réaliser cette tâche ?
  • Avez-vous besoin de finir la tâche A pour pouvoir lancer la tâche B ?
  • Avez-vous besoin de commencer la tâche A pour commencer la tâche B ?
  • etc.

Vous y mettez vos contacts de collaborateurs, partenaires, simples correspondants, et vous dressez un échéancier.

Le problème est que chaque nouvelle tâche possède une fiche qui ressemble à celle évoquée en début d’article, et qu’il vous faut la remplir au moins en partie pour être cohérent.

Quelques logiciels : GanttProject (open-source), Week Plan (propriétaire), Planner (linux).

Conclusions :

  • Plutôt fait pour le travail d’équipe et les sociétés qui peuvent dédier un poste de travail à la gestion du diagramme.
  • Utile pour gérer un échéancier, mais bien trop détaillé à mon goût pour gérer une thèse ou n’importe quel projet solitaire.

Pour plus d’infos sur les Gantt charts : gantt.com ou la page wikipedia.

Kanban : la progression des tâches


La méthode Kanban consiste à gérer les tâches par « cartes » et à les déplacer de liste en liste afin de spécifier leur état de progression.

À l’origine plutôt pensée pour gérer leur avancement (les trois listes intitulées « À faire », « En cours » et « Fait » sont le cas de figure le plus courant),  ces listes peuvent aussi aisément être utilisées pour des contextes, des étapes de progression ou pour simuler un calendrier.

Chaque carte possède :

  • Un titre,
  • Une description,
  • Des informations complémentaires optionnelles :
    • Labels
    • Collaborateurs,
    • Échéance,
    • etc.

Les cartes sont rangées dans des tableaux (« boards« ) qui permettent de les classer par contexte.

Quelques logiciels : Trello (freemium), Wekan (open-source), Wrike (freemium).

Conclusions :

  • Simple à mettre en place : quelques post-it pour commencer suffiront,
  • Simple à apprendre et rapide à mettre à jour : parfait selon moi pour gérer une thèse ou autre projet indépendant.

Pour plus d’infos sur Kanban : kanbanblog ou la page wikipedia.

Over-planning : n’en faites pas trop!

La planification des tâches et des actions est un point très positif dans la gestion d’un projet, quel qu’il soit, et il existe une multitude de méthodes et d’outils, numériques comme matériels, pour vous aider à le faire.

En revanche, on oublie parfois le danger principal de ces méthodes et outils : l’over-planning, qui touche probablement beaucoup de créateurs indépendants ou de petites équipes.

Précis, complet, mais chronophage


Un certain nombre d’outils de planification vous proposeront tout un tas de fonctionnalités. Des applications tablettes/smartphones aux logiciels d’ordinateurs en passant par les outils manuels (Getting Things Done), vous pouvez vous voir proposer de gérer, pour chaque nouvelle tâche :

  • Le type de travail,
  • Les contextes et dossiers,
  • Le lieu,
  • La date de début/de fin,
  • Le temps estimé,
  • Les ressources matérielles nécessaires,
  • Les contacts et collaborateurs,
  • Des Todo-lists,
  • Des notes,
  • Des commentaires,
  • Des fichiers joints,
  • La tâche-parent,
  • Les tâches-enfants,
  • Les tâches conditionnelles,
  • Le degré d’avancement,
  • etc.

C’est très attractif, pour sûr, car cela donne l’impression de contrôler tout un tas d’informations et de « posséder/contrôler » le projet. Seulement voilà : ça prend du temps, beaucoup de temps.

Lorsqu’on en vient à prendre plus de temps pour planifier que pour agir, il faut revoir sa copie!

Utiles, mais à adapter


Si toutes ces méthodes et ces outils existent, c’est bien qu’ils sont utiles pour quelqu’un. La bonne question est vraisemblablement : Pour qui ? En avez-vous vraiment besoin ?

Pour y voir plus clair et se faire une idée, je vous proposerai dans un autre article des explications très synthétiques de deux méthodes phares : Kanban et chartes de Gantt — certains trouveront peut-être cela trop bref, mais l’idée est d’aller à l’essentiel.

Construire votre propre méthode

L’important selon moi n’est pas d’appliquer parfaitement telle ou telle méthode :

  • Elles ne correspondront jamais parfaitement à votre mode de fonctionnement,
  • Elles ne correspondront pas nécessairement aux besoins organisationnels de votre projet.

L’important est plutôt de trouver ce qui fonctionne bien et vous semble intéressant pour vous.

Exemple de méthode mélangée

Voici une solution mélangée qui me plaît bien :

  • Des tableaux Kanban pour gérer les contextes :
    • administration,
    • bibliographie,
    • écriture,
    • expérimentation,
    • réseau.
  • Des listes pour gérer l’avancement (à faire, en cours, avancé, validé) :
    • La colonne « Validée » me semble importante en thèse dans la mesure où de nombreuses tâches seront à faire valider soit par l’administration (demande de subvention, remboursement, inscription, etc.), soit par le directeur de recherche (participation à un colloque ou à un article, nouvel axe de recherche, etc.).
  • Des labels pour gérer l’urgence :
    • imminent (il faut le faire là, vraiment ! Allez hop !),
    • prochainement (il faut y penser),
    • ultérieurement (pour ne pas l’oublier, mais ne pas s’encombrer l’esprit tout de suite avec),
    • éventuellement (une idée, à voir…?).
  • Des indications simples pour gérer les dépendances (précisée dans le détail) :
    • Exemple de tâche 1 ==> (la flèche en fin de titre indique une dépendance pour commencer une autre tâche),

    • ==> Exemple de tâche 2 (la flèche en début de titre indique une dépendance pour commencer cette tâche).

Pour conclure…

Je me répète, mais c’est TRÈS important :

Lorsqu’on en vient à prendre plus de temps pour planifier que pour agir, il faut revoir sa copie!

TODO : quelques solutions et reflexions 

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Et tu utilises quoi comme logiciel pour gérer tes tâches et objectifs?

Lorsqu’on discute entre thésards et avec les masters, c’est une question qui revient souvent! Il en existe tout un paquet et, finalement, je n’ai jamais vu ressortir de ces discussions un « grand vainqueur » des logiciels et des applications qui serait particulièrement adapté aux chercheurs.

Pour ma part, je dirai : attention aux logiciels surnuméraires !

Trello et la méthode Kanban

C’est une méthode qui a fait ses preuves et qui se retrouve dans divers logiciels. Pour aller à l’essentiel: trois ou quatre colonnes permettent de ranger les tâches dans le fameux « TODO – DOING – DONE » (avec eventuemlement une derniere CHECKED). L’un des plus reconnus, basé Web et application pour smartphones et tablettes, se nomme Trello. Pour aller à l’essentiel:

  • Vous pouvez créer plusieurs projets
  • Dans chaque projet, vous pouvez créer plusieurs tableaux qui donnent des contextes
  • Dans chaque tableau, des listes
  • Dans chaque liste, des cartes « TODO »
  • Dans chaque carte, des descriptions, checklists, pièces jointes, attribution à un membre de l’équipe, commentaires, liens URL, etc.

C’est très complet! Et compatible avec la méthode Getting Things Done.

Un bref exemple d’utilisation:

  • Mon projet s’intitule « Thèse »
  • Mes tableaux: « Bibliographie », « Expérimentations », « Réseau », « Lecture et Écriture »
  • Mes listes dans : « Lecture et Écriture », mes listes sont:
    1. À localiser
    2. Référencé
    3. En cours de lecture
    4. Conceptualisé
    5. Bibliographie dépouillée
    6. Achevé

Bref! Un beau petit bijou de logiciel et qui permet, sur un simple drag & drop, de déplacer les TODOS d’une liste à l’autre.

FreeMind et le mindmapping

Largement usité de nos jours, le mindmapping (ou « cartes mentales »,  ou « cartes heuristique ») permet aux plus visuels d’entre nous de poser et relier les idées sur un canevas plus ou moins illimité. Si de nombreuses applications et logiciels permettent de les utiliser, ceux qui sortent du lot sont généralement ceux qui sont particulièrement ergonomiques, ou bien ceux qui offrent une véritable liberté à l’importation ou à l’exportation.

Parmi eux, mes préférés restent Mindomo pour le travail en équipe ou la syncronisation cloud, et FreeMind pour la simplicité et l’utilité des fonctionnalités.

Pour aller à l’essentiel:

  • Un noeud  (ou bulle) représente une idée et est connecté à des noeuds parents et des noeuds enfants.
  • On peut ajouter à ces noeuds:
    • Des icônes d’état (0, 25, 50, 75, 100%)
    • Des icônes de priorité (9 à 1)
    • Des icônes d’action (acheter, contacter, envoyer, etc.)
    • Des flèches relationnelles
    • Des liens URL

Il devient donc assez facile de suivre le déroulement d’un projet.

Quand aux applications dans le travail de recherche, FreeMind s’illustre très bien par sa compatibilité avec Scrivener (les noeuds deviennent des documents, leurs annotations des synopsis ou du contenu) et par sa capacité d’exporter vers un document texte avec styles de titres hiérarchisés.

GanttProject et la charte de Gantt

Les chartes (ou « diagrammes ») de Gantt sont fondés sur le principe de la cascade:

  • On liste tous les projets ainsi que toutes les tâches et sous-tâches que l’on puisse imaginer
  • On leur attribue une durée
  • On leur attribue des dépendances (il faut accomplir telle tâche avant de pouvoir commencer telle autre)

Au final, on se retrouve avec un diagramme en cascade en ce sens où l’on tente de minimiser autant que possible les tâches qui se chevauchent (à travailler en même temps) et où les actions se succèdent dans le temps d’en haut à gauche vers en bas à droite).

GanttProject est un très bon logiciel open-source pour gérer ces diagrammes et, de plus, est compatible avec FreeMind!

ATTENTION! Un piège existe!

Avec autant de détails, on risque de passer plus de temps à mettre à jour la charte qu’à effectivement travailler…

Un simple petit carnet!

On n’en parle pas assez de nos jours! Depuis quelques temps, j’opte de plus en plus pour la simplicité et la rapidité du carnet: pas de fonctionnalités, pas de « plans premium », pas de sauvegardes. Juste des idées, un crayon et un papier.

Ceux que j’apprécie beaucoup sont les petits carnets oranges à feuilles détachables. En un tournemain, on s’organise et le tour est joué:

  • La première page est toujours celle du jour actuel (il suffit de les décrocher)
  • En début de semaine je note tout ce que je souhaite faire, jour après jour
  • Si j’ai une idée en cours de journée, alors je n’ai que deux questions à me poser:
    1. Ais-je le temps de faire ça aujourd’hui ?
      • Oui : j’ajoute à la liste du jour
    2. Sinon, ais-je le temps de le faire dans la semaine ?
      • Oui : j’ajoute au jour qui semble le plus approprié
    3. Sinon, j’ajoute aux dernières pages « À faire un jour » que je regarderai en début de semaine prochaine.

Et cumulé avec un bon échéancier, ce simple petit carnet peut faire des miracles!

Donner des cours ça prend aussi du temps

En suite directe du précédent billet, en voici un qui souligne plutôt l’aspect des difficultés de l’activité d’enseignement en thèse.

Lire : Donner des cours pendant sa thèse

Une fatigue spécifique à l’enseignement

Si enseigner est une activité particulièrement enrichissante, elle n’en demeure pas moins très chronophage et génératrice d’une fatigue spécifique.

La charge de cours qui nous est attribuée en tant que chargés de TD (parfois aussi de CM) ne correspond en effet pas toujours à notre spécialité ou à nos compétences: on nous place là ou l’on a besoin de nous et c’est bien normal. Cependant, si préparer un cours en lien direct avec une de nos compétences peut se révéler enthousiasmant, le même exercice sur un contenu qu’il faut acquérir (ou redécouvrir) depuis zéro ou presque est bien plus éreintant. Surtout afin de le mettre en forme pour une transmission pédagogique et de qualité. Cela revient globalement à faire des recherches, développer un point de vue critique et prendre un recul éclairé afin de pouvoir enseigner en toute confiance.

– Quoi ? Comment ça, « C’est ce que je fais tous les jours dans ma thèse » …?

Bref, ça ne change pas beaucoup de notre recherche courante et ça tend donc à additionner les charges et les fatigués. 

Temps et énergie

L’activité peut s’avérer passionnante (c’est toujours génial d’apprendre!) mais, parfois, on n’a tout simplement pas d’énergie à disposition ou bien pas de temps. Sauf qu’il s’agit bien là d’un contrat, une mission à remplir et il nous faut donc l’honorer. C’est probablement pour cette raison qu’on entend souvent dire qu’une année d’enseignement au cours d’une thèse résulte peu ou prou en une année sans recherches pour la thèse.

Alors bien sûr ce n’est pas une vérité absolue et tout dépend de la situation et du quotidien de chacun. Mais, globalement, ce qu’il faut retenir, c’est que donner cours a tendance à ralentir nos recherches.

Dans la mesure du possible, il semble donc important de négocier une proportion interessante de charges de cours dans lesquelles nous avons déjà une certaine compétence: non seulement pour assurer la qualité des cours, mais aussi pour préserver un peu notre temps de recherche 😉 

Tirer son épingle du logiciel: hackables et open-source

Plus ça va, et plus l’univers informatique se peuple d’alternatives logicielles pour ceci ou pour cela. Souvent payantes et contraignantes. Quel est l’intérêt de l’open-source? Eh bien généralement, on peut en faire à peu près ce qu’on veut! Mais il n’y  pas que ça…

Moins esthétiques, moins ergonomiques

C’est généralement ce qu’on dit des logiciels open-source et, selon les cas, ça peut être très vrai. Maintenant, jetez donc un oeil à Atom ! Mais au final est-ce si handicapant que ça de ne pas avoir une interface dans le style tactile, tellement en vogue aujourd’hui ?

De manière générale, on peut dire qu’un logiciel open-source demande un peu plus d’investissement personnel qu’un logiciel propriétaire: il faut en apprendre la logique pour pouvoir en tirer ce qu’on veut, on y est simplement moins aidés. Ça va avec la licence libre, en fait, c’en est tout à fait la démarche…

Apprends comment faire pour ne plus dépendre d’une fonctionnalité, ou pour la choisir à bon escient.

Mais beaucoup plus libres et autonomes

Un argument face à toute opposition: l’outil le plus rudimentaire est aussi le plus polyvalent. C’est vrai en informatique aussi: plus le logiciel est basique, plus vous pouvez le manipuler, le détourner, en un mot : le « hacker« .

Ce n’est malheureusement pas souvent possible avec les logiciels propriétaires: les formats et les encodages sont tellement fermés que nous nous retrouvons sans cesse dépendants des fonctionnalités disponibles. Sans parler du risque, parfois, de ne plus pouvoir accéder à ses données si on perd la licence…

Quand l’outil est rudimentaire, c’est vrai que ça demande un peu d’investissement pour apprendre à s’en servir mais, au final, c’est véritablement libérateur!

Un rapide exemple: les mindmaps

Imaginons: je souhaite réaliser une mindmap sur mon ordinateur mais je ne parviens pas à me décider pour un logiciel ou pour un autre…

Si vraiment je ne souhaite pas utiliser le papier et le crayon, à défaut, je peux simplement créer une arborescence de fichiers:

  • Un dossier est un noeud avec enfants
  • Un fichier est un noeud sans enfants
  • Pour créer, cest rapide: clic droit > créer fichier texte.
  • Le nom du fichier est le nom du noeud.
  • Si j’écris dedans, c’est une note.
  • Lorsque j’ai trouvé mon logiciel favori, je peux importer l’arborescence de fichiers telle qu’elle

Et voilà! Une bonne chose de faite: je ne dépends plus d’un logiciel pour créer une mindmap sur ordinateur!